Todo lo que quieres saber sobre XFLOWD

XFLOWD es una plataforma diseñada específicamente para centros boutique de fitness. Unifica agenda, reservas, membresías, pagos y comunicación con tus clientes en un solo lugar, para que aumentes tus ingresos, mejores la retención y simplifiques tu operación diaria.

No somos solo un software: somos un partner tecnológico. Desde que te transformas en Partner tienes un Partner Happiness dedicado —una persona real, no un bot— que te acompaña desde la configuración inicial y durante toda tu operación para ayudarte, resolver dudas y recibir tus ideas de mejora. La ayuda vale cuando estás en el problema; por eso trabajamos en tiempo real, no con respuestas que llegan horas después.

XFLOWD está diseñado para centros boutique de fitness: yoga, pilates, funcional, spinning, crossfit, boxeo, danza y más. Si tu centro combina varias disciplinas, funciona sin problemas.

Para ambos. Un centro con una sola sede accede a todas las capacidades core. Las cadenas pueden gestionar varias ubicaciones desde un mismo panel con visibilidad consolidada de ingresos, ocupación y clientes.

Somos una empresa chilena y nuestra operación principal es Chile. Si tu centro está en otro país, escríbenos para evaluar la disponibilidad y las condiciones locales.

Desde el primer día tienes la operación esencial resuelta: agenda de centro, staff, servicios y horarios; reservas con reglas; ficha e historial de tus clientes; planes y membresías; pagos directos y web; y los KPI de tu negocio. Es la base para operar ordenado desde el comienzo.

Permite configurar servicios grupales, sesiones individuales y turnos con staff asignado, cupos máximos, duración y reglas de reserva y cancelación personalizadas.

Tiene mucha flexibilidad para que puedas armar tu operación sin problemas. Para nosotros es fundamental que el software se adapte a tu operación y no que tengas que adaptar tu operación al software; es algo que está en constante desarrollo y estamos profundamente comprometidos en entregarte el software más flexible del mercado.

Sí. Tú configuras las reglas de cuánto tiempo antes de la sesión se puede reservar o cancelar y hasta cuánto tiempo antes de la sesión permites las reservas. Pero además, tienes la opción de configurar reglas avanzadas como, por ejemplo, limitar el número de reservas diarias de un mismo cliente, limitar el número de reservas de sesiones seguidas o limitar el número de sesiones de un mismo servicio dentro del mismo día, entre otras reglas.

Tenemos disponibles dos grandes modalidades de planes: por cantidad de sesiones y por veces por semana. En ambos casos puedes crear todos los que quieras diferenciando la duración, los servicios y los precios. Además, puedes crear planes de prueba, de un solo uso, de más de un servicio y planes bajo la modalidad de dupla, entre otras opciones.

También puedes crear planes abiertos a todos los puntos de venta o planes que solo estarán disponibles para compras presenciales.

Sí, toda la comunicación operacional con tus clientes está automatizada, con mensajes relacionados a las compras, renovaciones de planes, reservas, cancelaciones y también avisos si tienes algún problema de fuerza mayor o vacaciones y debes bloquear horarios o días. Las notificaciones pueden enviarse por correo electrónico o por WhatsApp.

Tienes disponibles varias métricas para que tengas claridad sobre toda tu operación. Puedes ver ingresos, reservas, horas trabajadas por cada persona del staff, asistencia de clientes, planes comprados, ventas por tipo de plan, servicios, descuentos, promociones y/o cupones, entre otras. Todas son lo más amigables posible, enfocadas en que puedas tomar decisiones rápidas sobre datos relevantes, no en dashboards complejos que nadie mira.

Sí, y cada persona de tu staff también. Puedes ver el registro de sesiones de cada integrante, la asistencia de clientes y las horas trabajadas, con cálculo automático de comisiones y el detalle para su boleta de honorarios. Tu equipo mejora cuando puede verse.

Sí. Cuentas con varias herramientas para maximizar tu ocupación: lista de espera, reservas recurrentes, recordatorio 24 horas antes, sobre cupo, liberación de cupo y confirmación de sesión. Cada hora que llenas es ingreso que no se pierde.

Sí. Tenemos disponible la función para que el informe de sesiones que tus clientes necesitan se genere de manera automática para las atenciones reembolsables en Fonasa, isapres o seguros complementarios, acorde a lo que exige la ley para este tipo de documentos.

A través de XFLOWD puedes procesar pagos web y pagos presenciales que se hagan desde un POS, transferencia o incluso en efectivo. Todo el proceso está automatizado para que, cuando ingrese un pago, se active el plan correspondiente y todo lo asociado a la compra.

Sí. De manera automática les llegará a todos tus clientes una notificación antes de que su plan se venza, el día que el plan se vence (si aún no ha vuelto a comprar) y, si han pasado algunos días y sigue sin renovar, le llegará una tercera notificación.

Sí, en todos los planes puedes configurar un precio de lista y un precio de oferta, y tú eliges cuál quieres mostrar.

Además, tenemos disponibles cupones de descuento que puedes personalizar, definiendo la duración, la cantidad de usos y si será un descuento en dinero o en porcentaje.

Con el add-on Facturación automática, las boletas y facturas se emiten automáticamente desde la venta, sin errores ni dobles digitaciones. Nos hacemos cargo de todo el proceso, incluso si tienes servicios afectos y exentos de IVA o si algunos son con boletas y otros con facturas.

La implementación normal toma entre 1 y 3 semanas, según el volumen de clientes a migrar y la configuración inicial. Nuestro equipo acompaña todo el proceso, capacita a tu staff y deja la plataforma lista para operar desde el día uno.

Sí, tenemos procesos para facilitar la integración de información que viene de otros software o incluso de tus planillas si trabajas sin software. El proceso lo hacemos en conjunto, guiado constantemente por tu Partner Happiness. Lo más importante para nosotros es que tu negocio no pierda continuidad.

No, no te ayudamos: te las hacemos. Nos hacemos cargo de enseñarle a tu equipo cómo usar la plataforma y sus distintas herramientas para que no pierdas tiempo valioso en el proceso.

El onboarding incluye capacitación para dueños, administradores y staff operativo. La mayoría de los equipos opera con autonomía en el corto plazo. Pero recuerda que siempre estará disponible tu Partner Happiness para ayudarte en todo lo que necesites.

Sí. Desde el minuto que decides trabajar con nosotros, un Partner Happiness se pondrá en contacto contigo y te explicará todo el proceso y los tiempos de implementación. Este proceso lo hacemos juntos: sabemos que cambiarse de software o empezar a usar uno nuevo puede ser complejo, por eso estamos comprometidos con nuestra promesa de ayudarte en todo lo necesario para que sea un éxito.

Sí. Lo recomendamos. Empieza con lo que tu operación necesita hoy y activa más funciones cuando veas que generan valor. Sin instalaciones ni implementaciones complejas, y siempre con la ayuda de tu Partner Happiness.

Trabajamos con un plan mensual a valor fijo, más add-ons opcionales que activas solo si los necesitas. Armamos juntos la combinación ideal para tu centro en una conversación con un Sales Manager, sin sorpresas ni letra chica.

No. Tu plan tiene un valor fijo mensual que no cambia por sumar clientes, profesionales o sedes. Solo cambia si decides subir de plan o activar un add-on, cuando tú veas que vale la pena.

Nuestros servicios son afectos a IVA. Pero si tu operación es 100% exenta de IVA, sabemos que esto encarece nuestro software para ti, por lo tanto te ofrecemos compartir el costo: te hacemos un descuento en tu facturación para que el IVA de XFLOWD te termine costando la mitad.

Trabajamos sin letra chica y con total transparencia en las condiciones. Las condiciones comerciales específicas las revisamos contigo en la propuesta, así se ajustan a tu caso.

Sí, claro. Ponte en contacto con alguno de nuestros Sales Manager y podrás probar XFLOWD sin problemas para que veas cómo funciona.

Contamos con integraciones para pagos, herramientas de correo y mensajería para comunicación con clientes, y sistemas de facturación electrónica. Puedes consultar el listado actualizado con nuestros Sales Manager.

Sí, claro. Solo debes direccionar un botón de compra o login desde tu página web a la vista personalizada de XFLOWD donde están tus planes para comprar.

Disponemos de capacidades de integración para centros que necesitan conectar XFLOWD con sistemas internos. El alcance depende del caso: podemos evaluarlo contigo.

Sí. Cada cliente tiene su perfil para reservar, cancelar, ver su historial, gestionar su membresía y pagar sin fricción.

La experiencia de cliente funciona como web app en el navegador móvil, sin necesidad de descargar nada. Está optimizada para que funcione 100% desde cualquier dispositivo o teléfono.

Si tu centro necesita una app nativa con branding propio, podemos evaluarlo como un desarrollo adicional.

Sí. Se envían recordatorios automáticos configurables por correo y mensajería, con opciones de confirmación y cancelación directa desde el mensaje. Reduce los no-shows y libera cupos a tiempo.

Sí. El widget de reservas y las comunicaciones se pueden personalizar, para que tu cliente sienta que está en tu marca, no en una plataforma genérica. Nuestra marca es secundaria y poco relevante en el diseño: entendemos que tu imagen es mucho más importante para tus clientes que la nuestra.

Nos gusta decir que en XFLOWD no hay soporte, porque en realidad tienes un Partner Happiness 100% disponible cada vez que lo necesites. A través de tu Partner Happiness canalizas todo lo que necesitas; incluso si encontraste un error, él se hace cargo, lo baja internamente y vuelve a ti con la solución. Tu contacto es directo, siempre con la misma persona.

Sería irresponsable de nuestra parte asegurarte que nunca habrá un problema, pero lo que sí te podemos asegurar es que para nosotros lo más importante es el servicio, por lo tanto hacemos todo lo que está a nuestro alcance para contener los errores. Además, tenemos implementada una metodología de mejora continua que nos permite analizar cualquier problema y levantar mejoras para disminuir riesgos futuros.

Tus datos son tuyos. Ofrecemos exportación de toda tu información en distintos formatos y, una vez que el servicio se da de baja, guardamos tus datos por 30 días más por cualquier problema que puedas tener; luego de eso, los eliminamos de manera definitiva.

Las actualizaciones se despliegan automáticamente, sin costos adicionales ni interrupciones para tu equipo. Cuando lanzamos una función o add-on nuevo, te lo comunicamos y puedes decidir si lo activas.

Los datos se almacenan en infraestructura cloud con estándares de seguridad de la industria. El detalle técnico específico podemos revisarlo contigo bajo acuerdo si tu centro lo requiere.

Aplicamos controles de acceso por rol, cifrado en tránsito, respaldos regulares y buenas prácticas de gestión de accesos. Seguimos procesos de seguridad alineados con las regulaciones aplicables.

Trabajamos alineados con la normativa chilena vigente de protección de datos. Si tu centro tiene requerimientos regulatorios específicos, podemos revisarlo caso a caso.

Los accesos se configuran por rol: dueño, administrador, profesor/entrenador, recepción. Cada rol ve solo lo que necesita. Tú decides quién puede hacer qué.

El primer paso es una llamada de descubrimiento con uno de nuestros Sales Manager donde entendemos tu operación, identificamos oportunidades y te mostramos cómo XFLOWD se adapta a tu modelo. Luego avanzamos a una demo personalizada y a la propuesta comercial. Todo sin compromiso.

Puedes agendarla desde el formulario de contacto, enviar un WhatsApp o escribirnos a hola@xflowd.com. Respondemos en menos de 24 horas hábiles para coordinar la sesión con un Sales Manager.

Sí. Podemos conectarte con centros similares al tuyo para que escuches su experiencia de primera mano antes de decidir. Nada mejor que la recomendación de alguien que ya recorrió el camino.